Gestionar con éxito equipos remotos

La "nueva normalidad", como llamamos a la vida pospandémica, traerá consigo un montón de hábitos diferentes y serán necesarias adaptaciones, especialmente en la forma de trabajar. Los equipos remotos, que trabajan desde sus casas (o desde donde quieran), crecen cada día, y hay que saber gestionarlos y desarrollarlos adecuadamente. 

Brasil es el tercer país que más crece en cuanto al modelo de home office, ¿lo sabía? Según una encuesta de Robert Half, empresa especializada en la contratación de personal, Brasil es el segundo país después de China y Singapur, dos grandes potencias económicas. 

En el año 2018, el home office batió un récord aquí en Brasil, con su mayor tasa de trabajadores que realizan sus tareas en casa. El IBGE marcó, en ese momento, a 3,8 millones de brasileños. 

Datos como éste demuestran que, incluso antes de la pandemia, ésta ya era una tendencia real, y que es función de la capa directiva de las empresas desarrollar técnicas y aprender a tratar con equipos remotos, para que puedan rendir tanto como los asignados. 

La "nueva normalidad" traerá consigo un número mucho mayor de empresas que adoptarán modelos de trabajo a distancia, o incluso modelos híbridos. Las organizaciones se han dado cuenta de que es posible gestionar equipos fuera del lugar de trabajo y ahorrar dinero en el entorno físico de la empresa. 

Pensando en los retos que se avecinan, Alymente ha seleccionado algunos consejos para hacer posible la mejor gestión de los equipos remotos. Compruébelo.

Usar y abusar de las herramientas para gestionar equipos remotos

Las herramientas y los programas informáticos ya se utilizan ampliamente en diversos ámbitos del mercado para ayudar a la gestión de los equipos en las empresas, pero cuando se trata de equipos remotos, las herramientas son la base de todo y se convierten en primordiales para que sea posible mantener el control. 

Un programa informático que ayude a la comunicación es lo primero que debe utilizarse. Es necesario que exista un canal directo de mensajería instantánea entre los miembros del equipo. De este modo, se evitan los correos electrónicos y las llamadas innecesarias. 

Puedes elegir herramientas como Slack, Hangouts, Google Meet o Skype, por ejemplo. WhatsApp no es la más adecuada para este intercambio, principalmente porque se considera una app de uso informal. 

Además, la elección de un software o aplicación que ayude en la gestión del tiempo y las tareas también es importante para tener un control sobre el progreso de los proyectos y el tiempo que cada empleado está dedicando a cada una de las tareas. 

Cuando hablamos de la gestión del tiempo y de las tareas, es importante recordar que este control no sólo es relevante para que el directivo realice análisis y saque conclusiones, sino que también ayuda a los propios empleados a organizarse y crear rutinas. 

Algunas opciones son Trello, Asana y Runrun.it. Este último también le ayuda a analizar cuánto le cuesta a la empresa cada proyecto en función de la tarifa horaria de cada uno de los empleados que están registrados en el proyecto en ese momento.

Procesos documentales

Dedicar tiempo a documentar los procesos de su área puede ser muy beneficioso para su equipo. Graba tu pantalla mostrando cómo hacer ciertas tareas y pon este material a disposición de todos en una carpeta abierta. Esto evitará que se cometan errores, que se repita el trabajo y disminuirá la posibilidad de que le pregunten cómo realizar estas tareas, lo que le ahorrará tiempo. 

Además, instruya a los equipos remotos para que formalicen y documenten sus acciones, especialmente cuando se trate de comunicaciones externas. Almacena correos electrónicos, conversaciones, documentos y cualquier otro tipo de registro en un lugar de fácil acceso. 

Si un empleado sufre un accidente o se pierde el contacto con él de un día para otro, es importante saber dónde encontrar los datos sobre el trabajo que estaba realizando.

Crear enlaces

Quizás uno de los mayores retos para quienes tienen que gestionar equipos remotos es crear verdaderos vínculos con su equipo. Esto se debe a que cuando no se tiene un contacto físico diario, con cafés, comidas y una comunicación estrecha, la relación acaba siendo más distante. Sin embargo, los equipos sincronizados funcionan mejor y, para ello, nada mejor que cultivar buenas relaciones. 

El contacto interpersonal es clave. Una forma de ayudar a crearla es a través de reuniones diarias utilizando la cámara. Todo el mundo debería tener sus imágenes habilitadas para este momento. 

Una idea interesante es utilizar alguna metodología ágil, como Scrum. De esta manera, puedes crear la cultura de hacer pequeñas alineaciones diarias con las personas de tu equipo que, al mismo tiempo, terminan relacionándose y creando vínculos. 

Apostar por el software, las tecnologías, las aplicaciones para organizar y documentar los procesos, además de ayudar en la creación de vínculos a través de alineaciones con los equipos es sólo el principio para gestionar equipos remotos con éxito, pero esto, por supuesto, es el punto de partida que todo gestor necesita.

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